Het huren van een partytent kan de perfecte oplossing zijn voor een feest, maar het vereist enige planning om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Hier is een uitgebreide checklist die je helpt om aan alles te denken voor een geslaagd evenement in een tent!
1. Kies het juiste type tent
Grootte van de tent: Kies een tent die groot genoeg is voor al je gasten. Een richtlijn kan zijn om ongeveer 1 m² per gast te rekenen voor staanplaatsen en 1,5-2 m² voor zitplaatsen.
Weerbestendigheid: In Nederland kan het weer snel omslaan. Kies daarom voor een tent die bestand is tegen regen en wind. Informeer naar waterdichte tenten en opties voor zijwanden.
2. Locatie en oppervlakte
Vlakke Ondergrond: Zorg dat de ondergrond vlak is, zodat de tent stevig kan staan. Kies bij voorkeur een stabiele ondergrond (gras, beton, terras).
Ruimte voor Extra's: Denk aan ruimte rondom de tent voor accessoires zoals een barbecue, cateringruimte, of lounge.
Vergunningen: Check bij de gemeente of je een vergunning nodig hebt. Dit is soms verplicht als de tent op openbare grond komt te staan of als het evenement geluidsoverlast kan veroorzaken.
3. Accessoires en benodigdheden
Verlichting: Voor een sfeervolle avond heb je goede verlichting nodig. Denk aan LED-strips, fairy lights, of gekleurde verlichting om een bepaalde sfeer te creëren.
Verwarming: Als je evenement in een koudere periode plaatsvindt, overweeg dan het huren van heaters. Controleer of deze veilig zijn voor gebruik in een tent.
Vloeren: Een vloer kan helpen om de tent comfortabeler en droger te maken, vooral bij slecht weer. Houten of rubberen vloeren zijn populaire keuzes.
Meubilair: Bepaal of je tafels, stoelen, een bar of lounge-hoekjes wilt. Informeer of deze meegeleverd kunnen worden.
4. Elektriciteit en geluid
Stroomvoorziening: Controleer of je voldoende stroom hebt voor verlichting, heaters, geluid en cateringapparatuur. Vraag eventueel om verlengsnoeren en stekkerdozen.
Geluidssysteem: Plan je muziek of een DJ? Controleer dan het geluidsniveau en de apparatuur. Overleg met buren als je buiten bent, of informeer bij de gemeente naar geluidsbeperkingen.
5. Decoratie en styling
Thema en Kleuren: Bepaal of je een thema wilt, zodat de decoratie daarop kan aansluiten. Denk aan kleurrijke bloemen, banners, tafelkleedjes of een fotomuur.
Praktische Decoratie: Houd rekening met weersomstandigheden. Vermijd decoratie die bij wind of regen kan beschadigen.
DIY-opties: Overweeg enkele doe-het-zelf decoraties, zoals handgemaakte borden of slingers, voor een persoonlijke touch.
6. Catering en voorzieningen
Buffettafel of bar: Als je eten en drinken hebt, zorg dan voor een buffettafel of bar met voldoende ruimte.
Koeling: Als je zelf drankjes meeneemt, kan een koeling of koelkast handig zijn. Informeer of dit mogelijk is in de tent.
Servies en glaswerk: Huur servies dat niet snel breekt, zoals kunststof of biologisch afbreekbare materialen.
7. Veiligheid en noodgevallen
EHBO-kit: Zorg altijd voor een EHBO-kit in de buurt, vooral bij grotere evenementen.
Brandveiligheid: Let op dat heaters op een veilige afstand van decoraties staan en dat brandbare materialen goed worden opgeborgen.
Verankering: Zorg dat de tent goed is verankerd, vooral bij winderige omstandigheden. Vraag bij het huren of de leverancier zorgt voor professionele verankering.
8. Het opruimen
Afvalbeheer: Zorg voor voldoende prullenbakken in en rondom de tent, zodat je na het feest makkelijk kunt opruimen.
9. Maak een tijdschema
Opbouw en afbraak: Plan wanneer de tent wordt opgezet en afgebroken, en stem dit af met de verhuurder. Houd rekening met extra tijd voor het inrichten en decoreren.
Catering en entertainment: Zorg dat catering en entertainment klaarstaan voordat gasten arriveren.
10. Communicatie met de verhuurder
Contactgegevens: Houd de contactgegevens van de verhuurder bij de hand voor het geval er vragen of problemen zijn.
Kosten en borg: Controleer de totale kosten, inclusief de borg, leveringskosten en eventuele extra's.